(趣旨)

第1条　この規則は、議会が管理する公文書について喜茂別町議会情報公開条例(以下「条例」という。)の施行に関し必要な事項を定めるものとする。

(会議の記録)

第2条　議会は、条例の目的に従い公開を前提とし、特別委員会の会議の記録は、喜茂別町議会会議規則第117条の定めによるものとする。各常任委員会、議会運営委員会等の案件、主な審議、決定及び留保について取りまとめ記録しなければならない。ただし、議員協議会については、その意義からして案件、主な協議を取りまとめ別記会議の記録書に記録しなければならない。

(公文書の管理、資料)

第3条　条例第32条の公文書の管理を適切にした資料を議会事務局に備え置くものとする。

(公文書開示請求書)

第4条　条例第8条の規定による開示請求者は、別記第1号様式の公文書開示請求書を提出しなければならない。

(公文書開示決定通知書等)

第5条　公文書開示決定通知書等は、次の各号に定める通知書によるものとする。

(公文書一部開示決定通知書)

第6条　条例第12条の規定により公文書の一部開示を決定したときは、別記第4号様式の公文書一部開示決定通知書を開示請求者に通知するものとする。

(公文書の存否を明らかにしない決定通知書)

第7条　条例第13条の規定により公文書の存否を明らかにしない旨の決定をしたときは、別記第6号様式の公文書の存否を明らかにしない決定通知書を開示請求者に通知するものとする。

(公文書不存在の通知)

第8条　条例第14条の規定により開示請求に係る公文書が存在しないときは、別記第7号様式の公文書不存在の通知書により開示請求者に通知するものとする。

(喜茂別町以外のものに関する情報が記録されている公文書開示決定通知書)

第9条　条例第16条の規定による通知は、別記第8号様式の喜茂別町以外のものに関する情報が記録されている公文書開示決定通知書により行うものとする。

(公文書の閲覧)

第10条　公文書を閲覧する者は、当該公文書を丁寧に取り扱うとともに、これを汚損し、若しくは破損し、又は改ざんしてはならない。

(公文書の写しの交付等)

第11条　公文書の写しの交付部数は、開示請求があった公文書1件名につき1部とする。

(公文書の写しの交付に要する費用等)

第12条　条例第19条の開示請求の写しの交付に要する費用は、公文書の写し1枚20円、公文書の閲覧については無料とする。

(請求者への配慮)

第13条　議会は、公文書開示請求者に対しプライバシーが侵害されることのないよう氏名の非公開等について配慮しなければならない。ただし、第10条に違反する者については、この限りではない。

(審査請求書)

第14条　条例第18条の規定について審査請求を行う場合には、別記第9号様式の審査請求書に記載し議長に提出しなければならない。

(審査請求人への通知)

第15条　議長は、審査会の報告に従い、速やかに審査請求人に対し通知しなければならない。

(開示請求対象文書による審議)

第16条　議長より諮問を受けた審査請求事案の審議は、当該審査請求に係る開示請求の対象となつた公文書をもとに行うものとする。

(審査請求人・その他関係者等)

第17条　条例第25条の規定による調査は、審査請求人、及び議会議員、事務局員、その他の関係者(以下「その他関係者等」という。)に対し、公文書開示請求書、その他の関係文書、参考資料等の提出を求め、調査を行うものとする。

(指名委員による意見等の聴取及び調査の実施)

第18条　審査会は、必要と認めるときは、審査会が指名する委員に条例第25条の規定による審査請求人、その他関係者等から意見等の聴取及び調査を行わせることができる。この場合に、その委員は当該意見等又は調査結果の概要を記載した調書を作成し、審査会に報告しなければならない。

(会議の記録書の作成等)

第19条　審査会は、会議を開催したときは、要点をとりまとめ別記第10号様式の記録書を作成しなければならない。

(委員の任命)

第20条　条例第22条の規定による任命は、議会運営委員会の推薦を尊重するものとする。

(審査会の報告)

第21条　審査会は、審査後速やかにその決定又は裁決を議長に対し会議の記録書をもつて報告しなければならない。

(別記様式の保存)

第22条　別記第1号から第10号様式については、保存期間を5年とする。