○喜茂別町議会事務局規程
平成10年12月17日
議会規程第1号
(目的)
第1条 この規程は、喜茂別町議会事務局(以下「事務局」という。)の組織その他処務に関し、必要な事項を定めることを目的とする。
(事務局の職員)
第2条 喜茂別町議会事務局に事務局長、書記、その他の職員を置く。
(事務の代行)
第3条 事務局長に事故があるとき、又は欠けたときは、書記が事務局長の職務を行う。
(庶務事務及び議事事務)
第4条 事務局の職員は、次の事務をつかさどる。
1 庶務事務
(1) 議員名簿、委員名簿、及び職員名簿並びに履歴書等の整備に関すること。
(2) 文書の収受、発送、保管に関すること。
(3) 公印の保管に関すること。
(4) 議員の出欠席に関すること。
(5) 議会に属する予算及び経理事務に関すること。
(6) 職員の任免、給与、賞罰及び身分に関すること。
(7) 職員の服務及び規律、厚生に関すること。
(8) 議会関係諸規程の制定、改廃に関すること。
(9) 儀式、接待及び交際に関すること。
(10) 慶弔に関すること。
(11) 議長会、事務研究会等に関すること。
(12) 議員共済会に関すること。
(13) 議員の公務災害に関すること。
(14) 議員互助に関すること。
(15) その他、議事事務に属しないこと。
2 議事事務
(1) 議事日程及び諸報告に関すること。
(2) 議案、請願、陳情、決議及び意見書等に関すること。
(3) 議会の本会議に関すること。
(4) 会議録その他会議記録の調整保管に関すること。
(5) 議場の警備取締り及び傍聴人に関すること。
(6) 委員会(公聴会を含む。)に関すること。
(7) 議員協議会、議会運営委員会及び特別委員会に関すること。
(8) 議場その他会議場の管理、取締に関すること。
(9) 議会図書の整備、管理に関すること。
(10) 資料の収集及び調査に関すること。
(11) 法令の調査、研究に関すること。
(12) 議会の広報に関すること。
(13) その他、議会の庶務及び議事に関すること。
(事務の決裁)
第5条 議会の事務は、第6条の専決事項を除き、総て事務局長を通じ、議長の決裁を受けなければならない。
(事務局長の専決事項)
第6条 次に掲げる事項は、事務局長において専決することができる。
(1) 軽易な照会、回答及び通知並びに調査と資料の収集に関すること。
(2) 諸証明及び公簿その他図書の閲覧の許可
(3) 職員の休暇、及び欠勤、早退及び忌引に関すること。
(4) 職員の出張及び時間外勤務命令に関すること。
(5) その他、軽易な事項の処理に関すること。
(文書記号番号)
第7条 発送文書には、記号として「喜議号第号」の文字を用い(機密に属するものは、その下に「秘」の文字を加える。)収発件名簿番号を付する。
2 前項の文書のうち、軽易なものについては、番号を省略することができる。
(公印の押なつ)
第8条 発送文書には、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書は、公印を省略することができる。
(文書即日処理の原則)
第9条 普通文書は、開封して受付印を押し、事務局長の閲覧を経て、即日これを処理しなければならない。
2 特別の事由により、即日処理することができないもの又は重要なものは、局長に報告し、その指示を受けなければならない。
(文書の保存年限)
第11条 文書の保存年限は次のとおりとし、分類は別表による。
第1種 永久
第2種 10年
第3種 5年
第4種 2年
(文書の保存年限の起算)
第12条 前条の保存年限は、文書完結の翌年から起算する。ただし、会計年度に属するものはその翌年度から起算する。
(保存文書の持出禁止)
第13条 保存文書は、局外に持出してはならない。ただし、局長の承認を受けた場合は、この限りでない。
(文書の閲覧)
第14条 文書は局長の許可なくして、これを他人に示し、又は謄写せしめてはならない。
(文書の発表)
第15条 文書は、局長の許可を得ないで他に示し又は謄写させてはならない。
(文書の廃棄)
第16条 庶務係は、毎年1回保存年限を経過した文書を局長の検閲を受けて、保存文書台帳に廃棄した旨を搭載しなければならない。
2 前項の文書であつても、局長において特に引き続き保存の必要があると認めるものは、さらに保存年限を延長することができる。
(図書の保管)
第17条 庶務係には、図書台帳及び図書貸出簿を備えて、その保管整理の状況を明確にしなければならない。
(職員の服務)
第18条 職員は定刻までに登庁し、自ら出勤簿に押印しなければならない。
2 病気その他事故により欠勤するものは、その旨を局長に届け出なければならない。
3 執務時間中病気又はやむを得ない事故により早退しようとするときは、公用若しくは私用にかかわらず庁外に出る者は、その事由を局長に届出て許可を受けなければならない。
(勤務時間)
第19条 職員の勤務時間・休息時間・休暇日及び休日については、町部局の例による。
(出張命令)
第20条 職員の出張は出張命令簿をもつて命じ、出張を終え執務に復したときは、直ちに復命書を提出しなければならない。ただし、軽易なものについては、口頭をもつて復命することができる。
(関係規程の準用)
第21条 この規程に定めるもののほか、事務の処理、職員の服務及び物品の取扱については、喜茂別町処務規程(昭和46年規程第3号)を準用する。
附則
この規程は、平成11年1月1日から施行する。
別表1
永久保存
(1) 喜茂別町例規集
(2) 会議録及び議決書
(3) 議員年金台帳等に関するもの
(4) 歴代議長(副議長)名簿
(5) 職員その他人事に関する書類
(6) 職員辞令簿
(7) 前各号に掲げる以外のもので将来例規又は証拠となるもの
10年保存
(1) 議会招集、議決報告等に関するもの
(2) 議会運営委員会に関するもの
(3) 特別委員会に関するもの
(4) 総務委員会の記録に関するもの
(5) 経済委員会の記録に関するもの
(6) 議事日程綴
(7) 議会だよりに関するもの
(8) 永久保存に掲げる以外のもので重要と認められ後年の参照に必要あるもの
5年保存
(1) 議員報酬等支払いに関するもの
(2) 物品購入等に関するもの
(3) 議長会に関するもの
(4) 議長交際費に関するもの
(5) 情報公開条例の手続きに関するもの
(6) 永久保存及び10年保存に掲げる以外の重要と認められるもの
2年保存
(1) 永久保存、10年保存及び5年保存に掲げる以外のもの
